Monatlicher Anwesenheitsbericht

Ist ein von AZAV Pilot generiertes Dokument, welches als Nachweis der Anwesenheit in einem Kurs mit Bildungsgutschein im Fachbereich 4 dient.

Übersicht

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, erstellt AZAV Pilot automatisch den monatlichen Anwesenheitsbericht und verschickt ihn. Der Bericht wird als Dokument in der Teilnehmerakte erstellt. Er listet alle Kurstage des jeweiligen Monats auf und zeigt, welche Anwesenheiten für den Teilnehmer an den einzelnen Tagen eingetragen wurden.

Der Teilnehmer – und wenn so eingestellt auch der Träger – bekommt nach der Erstellung automatisch eine E-Mail mit der Bitte, den Anwesenheitsbericht zu unterschreiben. Haben alle Beteiligten unterschrieben, erhält jede Partei automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit dem fertig unterschriebenen Dokument.

Beispiel eines Anwesenheitsberichtes, wie er vom Träger zum Unterschreiben erhalten wird

Voraussetzungen zum Erstellen und Versenden

Der monatliche Anwesenheitsbericht wird direkt nach seiner Erstellung einmalig automatisch an den Teilnehmer verschickt – optional auch an den Träger. Dafür prüft AZAV Pilot jeden Morgen um 5:00 Uhr UTC alle Teilnehmenden. Sind die Bedingungen für einen monatlichen Anwesenheitsbericht erfüllt, erstellt AZAV Pilot den Bericht automatisch zu dieser Uhrzeit – mit den Daten, die zu diesem Zeitpunkt im jeweiligen Teilnehmer hinterlegt sind.

Damit AZAV Pilot den monatlichen Anwesenheitsbericht erstellt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • In den Kurseinstellungen muss für die Unterschriften die Option Monatlich ausgewählt sein.

  • Der Teilnehmende ist mit einem Bildungsgutschein (BGS) in den Kurs eingebucht. (Für Teilnehmende mit AVGS oder als Selbstzahler wird kein monatlicher Anwesenheitsbericht erstellt.)

Zusätzlich muss eine der folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Das Ende des Monats ist erreicht, oder

  • der Kurs hat den Status „beendet" erreicht, oder

  • der Teilnahmezeitraum des Teilnehmers ist zu Ende. (Jeder Teilnehmer kann einen individuellen Teilnahmezeitraum haben, der vom Kursende abweichen kann.)

Hinweis: Sind alle Bedingungen erfüllt, aber der Bericht ist noch nicht erschienen, dann warte zunächst den nächsten Prüfungszyklus (jeden Morgen um 5:00 Uhr UTC) ab.

Muss ich den Anwesenheitsbericht als Träger unterschreiben?

Das hängt vom Bildungsträger ab. In AZAV Pilot kann man beides abbilden.

Standardmäßig wird der Anwesenheitsbericht an Teilnehmer und Träger zur Unterschrift verschickt, dann müssen beide Unterschriften geleistet werden.

Wenn es keinen Bedarf für eine trägerseitige Unterschrift gibt, dann kann dieser Schritt in den Trägereinstellungen übersprungen werden.

FAQs