Teilnehmer einer Maßnahme zuordnen
In AZAV Pilot buchst du Teilnehmer in Kurse oder Coachings ein, um sie einer Maßnahme zuzuordnen. Sie können mit einem Gutschein, oder als Selbstzahler eingebucht werden.
Teilnehmer einbuchen
Um Teilnehmer einer Maßnahme hinzuzufügen, ordnest du sie zunächst einem Coaching oder einem Kurs zu. Dieser Ablauf ist immer gleich – egal, ob es sich um einen Bildungsgutschein (BGS), einen Aktivierungsgutschein (AVGS), eine Vergabemaßnahme oder einen Selbstzahler handelt. Du kannst einen Teilnehmer mit einem Gutschein auch in mehrere Kurse gleichzeitig einbuchen.
Step-By-Step-Anleitung
Öffne die Teilnehmerakte
Nutze die Suche (
Strg+K), um nach dem Namen des Teilnehmers zu suchen, oderKlicke im Hauptmenü auf Teilnehmende und klicke auf den Namen des Teilnehmers in der Liste
In der Kachel Gutscheine, klicke auf + Gutschein und wähle die passende Option aus
Bildungsgutschein (BGS)
Aktivierung (AVGS)
Selbstzahler
Klicke auf Speichern.
Das Coaching oder der Kurs wird nun in der Teilnehmerakte angezeigt. Über den Informationsbutton (i) siehst du, mit welchem Gutschein der Teilnehmer eingebucht wurde. Dafür brauchst du die nötigen Nutzerrechte, um Gutscheine bei Teilnehmern einzusehen. Ist kein Gutschein hinterlegt, wurde der Teilnehmer als Selbstzahler eingebucht.
Optionale Schritte
Wenn du einen Teilnehmer erst nach Kursstart eingebucht hast, dann solltest du die Anwesenheiten Synchronisieren. Erfahre hier mehr: Wieso erscheint mein Teilnehmer nicht in der Anwesenheitsübersicht des Kurses?
Wenn der Teilnehmer an bestimmten Wochentagen nicht am Kurs teilnehmen wird, dann kannst du eine Kursplanungsausnahme hinzufügen. Erfahre hier mehr: Kursplanungsausnahmen
Kurseinschreibung
Vorbereitung
Bevor du den Teilnehmer einbuchen kannst, musst du zunächst die Maßnahme und den dazugehörigen Kurs (oder die dazugehörigen Kurse) anlegen.
Teilnehmer mit Bildungsgutschein (BGS) einbuchen
Einzelcoaching
Teilnehmer mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) einbuchen
Praxistipp: Der Gutschein liegt schon vor, aber die Bewilligung fehlt noch? Viele Bildungsträger laden den Gutschein deshalb zunächst nur als Dokument in der Teilnehmerakte hoch und buchen den Teilnehmer erst mit + Gutschein ein, wenn die Bewilligung vorliegt. Sie laden dann in der Maske anstelle des Gutscheins die Bewilligung als Datei hoch.
Gruppenmaßnahme
Teilnehmer mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) einbuchen
Coaching (Kombiniert)
Hier buchst du den Teilnehmer gleichzeitig über einen Gutschein in ein Einzelcoaching und ein Gruppencoaching ein.
Du kannst den Teilnehmer auch hintereinander über + zu bestehendem Gutschein hinzufügen in mehrere Coachings oder Kurse einbuchen.
Selbstzahler
Selbstzahler sind Teilnehmende, die die Kosten für einen Kurs oder ein Coaching selbst tragen – es gibt also keinen Kostenträger, der die Kosten übernimmt.
Buche Teilnehmende nur als Selbstzahler ein, wenn auch später kein Gutschein mehr hinzugefügt werden soll, denn das ist nachträglich nicht mehr möglich.
Weil sie selbst zahlen, werden folgende Dokumente nicht benötigt und deshalb nicht von AZAV Pilot erstellt:
Monatliche Fehlzeitenmeldung,
Fehlzeitenmeldung (BGS),
Nichtantritts-/Abbruchsmeldung (BGS),
Teilnahmebezogener Bericht (Coachings) und der
Zu bestehendem Gutschein hinzufügen
Du kannst den Teilnehmer mit einem einzigen Gutschein mehreren Kursen oder Coachings hinzufügen. Klicke dazu unter Coachings auf + Coaching, bzw. unter Kurse auf + Kurse.
Die Eingabemasken sind identisch mit denen für Einzelcoaching, Gruppencoaching und Kurseinschreibung, außer dass du den Gutschein nicht neu eingibst, sondern von den bereits eingetragenen Gutscheinen des Teilnehmers wählst.
